Veel mensen haten vergaderen. Maar in allerlei hippe bedrijven is het juist de trend. Meer overleg! Nog meer! Maar hoe zit dat en wat zijn de voordelen? Voorkomt dit ook werkstress en daalt hierdoor het langdurig verzuim? Interessante vragen die ik hieronder toelicht.
Startups doen het, ongeveer heel Silicon Valley en ook steeds meer ‘gewone’ bedrijven. Korte dagelijkse teamvergaderingen waarbij iedereen heel kort vertelt wat zijn prioriteit is voor die dag en waar hij eventueel hulp bij nodig heeft van collega’s. Duur: Vijf tot vijftien minuten en daarna gelijk aan de slag.
Dit iedere dag bij elkaar komen noemen ze de ‘daily huddle’. Het is 1 van de belangrijkste gewoontes voor snelle groei. Met zo’n dag start bespaar je jezelf en je collega’s een hoop misverstanden en overbodig e-mailverkeer. Bovendien kun je veel sneller helpen als iemand vastloopt en bijsturen als er iets verandert.
De dagelijkse korte bespreking is populair geworden door hippe werkmethodes als Lean, Agile en Scrum. Maar nieuw is het niet. Een effectieve dagelijkse dag trap kent een paar spelregels: Doe het op een vast tijdstip, benoem alleen topprioriteiten, ga niet met elkaar in discussie (dat doe je daarna maar bij de koffieautomaat) en vooral houd het kort! Dat betekent bijvoorbeeld, wanneer je met een groot team bent, dat iedereen maximaal 10 tot 20 seconden spreektijd heeft. Dat is voor veel mensen even wennen.
Frequent contact is essentieel voor de prestaties en de betrokkenheid in teams en organisaties. Een teamleider moet naast een dag-start ook iedere week een kort een-op-een gesprek voeren met iedere medewerker. Dat gesprek moet gaan over het werkt dat voor de komende dagen op de agenda staat. Daarbij geeft de medewerker aan: Dit zijn mijn prioriteiten en dit is waar jij mij als manager mee kunt helpen. Vermijd feedback, voer geen gesprekken over strategie maar praat gewoon even kort over het echte werk in de echte wereld in de komende paar dagen.
We maken namelijk van management vaak iets gecompliceerds en theoretisch. Daardoor vergeten we vaak het belangrijkste doel en dat is collega’s helpen om hun werk zo goed mogelijk te doen. Zo’n wekelijkse, persoonlijke check-in heeft oog andere praktische voordelen. Je weet als manager waar je mensen aan werken, je verbetert de onderlinge relatie en je kunt tijdig bijsturen.
Ik spreek veel mensen die een grondige hekel hebben aan vergaderen. Ze duren te lang, ze gaan over abstractie zaken en vergaderingen hebben vaak geen prioriteit voor medewerkers want er zit geen urgentie aan vast. Maar juist door veel vaker en veel korter met elkaar te spreken over het concrete werk dat nu speelt, kun je eindeloze en vooral zinloze besprekingen en vergaderingen vermijden.
Ik zou zeggen; Probeer het gewoon eens uit! Slechter ga je er sowieso niet van worden!
Mocht je nou niet weten hoe je dit doet, bestel dan mijn boek . Hier staat stap voor stap beschreven hoe je dit moet doen en daarnaast leer je langdurig verzuim te voorkomen en op te lossen!
Dit zegt Martin Planken, de CEO van Topshelf Media over mijn boek:
“Het schrijftalent van Mascha komt sterk naar voren in deze must-read, vol met informatie en heldere verhalen. Zowel online als in dit boek is haar schrijfstijl beeldend en verfrissend. Mascha is daarnaast ook “gewoon” een mooi mens met humor en een goede dosis zelfspot. Haar heerlijke openhartigheid en sprankelende persoonlijkheid maken Mascha tot een van de toppers in het vak. De combinatie van zakelijke en persoonlijke vaardigheden maken haar in mijn opinie bovendien een rolmodel en zeer inspirerend voor velen.”
Dus: Bestel daarom mijn boek hier