Heb je de werkdruk binnen jouw organisatie en teams weleens gepeild? En, is deze te hoog? Hoor je klachten over de hoeveelheid werk? Ervaar je wellicht zelf een te hoge werkdruk? Of heb je door het virtuele contact juist moeite om te peilen hoe hoog de werklast of ervaring van werkdruk is bij medewerkers? Lees in dit artikel wat je daartegen kunt doen.
Werkstress is beroepsziekte nummer 1. Stress-gerelateerde uitval van werknemers gebeurt steeds vaker, jonger én duurt langer. De toenemende werkdruk is hierop van grote invloed. Het verlagen van en anders omgaan met werkdruk zou werkstress, burn-out en uitval moeten tegengaan.
Hoe kun je werkdruk aanpakken als werkgever?
Als werkgever kun je verschillende dingen doen om de werkbelasting op je personeel te verminderen en de ervaring van werkdruk aan te pakken. Hierbij kun je denken aan de volgende acties:
1. Zorg voor duidelijke taakomschrijvingen: door heldere (uitgeschreven) taken weten medewerkers wat er van ze verwacht wordt en kunnen ze beter hun eigen planning managen.
2. Geef voldoende autonomie: autonomie helpt werkdruk tegen te gaan. Zorg dat medewerkers veelal zelf kunnen bepalen, waar, hoe en wanneer ze hun werk doen.
3. Stimuleer of faciliteer opleiding: het is belangrijk dat kennis en ervaring goed aansluiten op de taken en verantwoordelijkheden van werknemers.
4. Creëer momenten voor herstel: zorg dat er na een periode van drukte en stress (na een project, deadline of seizoen piek) een rustigere periode is.
5. Zet in op persoonlijk leiderschap: er ligt ook een verantwoordelijkheid bij de werknemer zelf om werkdruk te voorkomen of verminderen. Door het beter structureren en prioriteren van taken én aangeven van grenzen. Je kunt als manager bijvoorbeeld cursussen timemanagement, mentorprogramma’s of coaching in persoonlijk leiderschap aanbieden.
Hoe kun je zelf omgaan met een hoge werkdruk?
Als mensen jou vragen hoe het met je gaat, sta dan even stil bij het feit of je ‘lekker bezig’ bent of dat je echt ‘druk’ bent. In dat laatste geval is het belangrijk om ook zelf in actie te komen en stappen te nemen om je werkdruk te verminderen.
1. Durf om hulp te vragen: je collega’s en leidinggevenden zullen je vast graag helpen. Vraag om tips hoe om te gaan met de lange lijst aan werkzaamheden en zet gezamenlijk de prioriteiten.
2. Durf nee te zeggen: er zijn situaties waarin je to-do-lijst echt niets meer toelaat. Het is jouw taak je grenzen aan te geven. Collega’s en leidinggevenden zullen het waarderen als jij je werk goed én op tijd oplevert. Echter, soms kun je ook ‘taakje ruilen’. Als jij iets doet voor een collega, doet hij of zij iets voor jou.
3. Laad jezelf op: het klinkt tegenstrijdig, maar regelmatig rust nemen, ontspannen en niet met werk bezig zijn is belangrijk om vervolgens weer productief te zijn en blijven. Hiermee kun je de werkdruk beter aan. Hoe meer energie je hebt, hoe meer werk je afkrijgt in korte tijd.
4. Beperk overwerken: ben je voortdurend aan het overwerken, dan is sprake van een structureel probleem. Als jij je continu beschikbaar stelt in de avonden en weekenden, dan gaat dit de norm worden. Hiermee geef je ook jouw collega’s het gevoel dat zij dit moeten doen om een ‘goede werknemer’ te zijn. Zo ontstaat er een vicieuze cirkel waarin ‘druk zijn’ gelijk gaat staan aan status. Is dat een bedrijfscultuur of een houdgreep?
Werkdruk verlagen is een samenwerking tussen werknemer en werkgever
Om werkdruk structureel te verlagen is een goede samenwerking tussen werknemer en werkgevers essentieel. Via vragenlijsten, appjes en toegang tot preventieve interventies wordt vooral bewustwording bij medewerkers vergroot en kun je inzetten op continue monitoring van gezondheid en welbevinden van personeel. Dit sluit volledig aan bij de visie van vandaag: de medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn leven, ontwikkeling en gezondheid, de werkgever faciliteert dit waar hij kan.
Helpt een planning (of een planner) tegen werkdruk?
Veel mensen vinden dagschema’s of weekschema’s uitermate handig om inzicht in werkdruk te krijgen. Daar ben ik het 100% mee eens. En of je dit nou digitaal doet of bijvoorbeeld in een fysieke agenda dat maakt niet zoveel uit. Zelf gebruik ik het liefste een fysieke planner (tip: www.paper-time.nl heeft een superhandige planner). Een planning helpt je om je focus te houden en je doelen te bereiken, zodat je meer tijd overhoudt voor jezelf. Wanneer je veel werk en ideeën hebt, is het belangrijk dat je bewust keuzes maakt. Anders kom je in de knel met je tijd en zal je nooit je doelen bereiken. Vaak gaat er veel aandacht uit naar taken waarvan de deadline (te) dichtbij ligt. Natuurlijk zijn er voor al je werkzaamheden eindeloos veel apps om je werkzaamheden bij te houden en te plannen. Maar werken met techniek is niet hetzelfde als opschrijven. Door te schrijven en te schetsen geef je je taken een plek, maak je je planning inzichtelijk, heb je meer overzicht… en vooral: het geeft rust in je hoofd. Door je planning aan te pakken zal je meer grip op je werkdag krijgen en je veel vrijer voelen. En daarom ben ik van mening dat een gedegen planning (en planner) dus echt helpt om de werkdruk te verlagen!
Mocht er nou iemand van je medewerkers kampen met een verhoogd stresslevel, neem dan contact met me op. We willen namelijk uitval door burn-out echt voorkomen maar dan is actie ondernemen door me te bellen wel handig 😊 Ik weet namelijk heel goed dat ons aanbod echt werkt. Ik verdien mezelf niet voor niets 7x terug!