Nee zeggen tegen collega’s, zo doe je dat

Appjes, mail, telefoon, vergaderingen, collega’s aan je bureau. Een deel van de werkenden heeft dagelijks te maken met zoveel vragen en onderbrekingen, dat ze hun werk niet meer goed kunnen doen. Dat probleem is groter en serieuzer dan we denken. 

Een klein deel van de medewerkers, zo’n 3 a 5 procent, krijgt een onevenredig groot deel van alle communicatieverzoeken in organisaties, namelijk zo’n 20 tot 35 procent. 

De overload kan verschillende oorzaken hebben. Allereerst is er het eigen enthousiasme van deze medewerkers om anderen te helpen. Daarnaast beschikken ze wellicht over waardevolle kennis die anderen niet hebben. Ook kennen ze veel mensen binnen en buiten de organisatie die ze graag aan elkaar koppelen. Wat de oorzaak ook is en hoezeer ze er zelf ook debet aan zijn, het zijn juist deze aardige slimme en bereidwillige collega’s die hun werk na een tijdje niet meer leuk vinden en daardoor gaan uitkijken naar een andere baan (waar ze vermoedelijk al snel weer tegen hetzelfde probleem aanlopen) of uitvallen door een burn-out

Nu de oplossing: Allereerst moeten leidinggevenden weten om welke medewerkers het eigenlijk gaat. De meeste managers hebben geen idee hebben wie de centrale collega’s zijn in het interne communicatienetwerk. De tweede stap is het aanpassen van het takenpakket van deze mensen. Probeer het deel van de werkzaamheden van deze collega’s dat minder relevant is voor de organisatie, ergens anders neer te leggen of uit te besteden. De derde maatregel die leidinggevenden kunnen nemen is om de expertise binnen een organisatie beter te ontsluiten zodat niet steeds dezelfde mensen de vragen krijgen. 

Vaak is dat niet voldoende. Het probleem ligt ook bij de al te enthousiaste medewerkers zelf. Ze genieten ervan om hun expertise in te zetten, om aan te schuiven bij belangrijke vergaderingen en om mensen met elkaar in contact te brengen. Zolang ze niet zelf leren om vaker nee te zeggen tegen verzoeken van collega’s blijft het dweilen met de kraan open. 

Nee zeggen is een kunst. Dit zijn drie elegante vormen hoe je dit het beste kunt doen:

  1. Stel uit en wijs niet af
    Ik heb op dit moment te veel eigen klussen liggen om te kunnen helpen. Ik laat het je weten wanneer ik het weer minder druk heb.
  2. Verwijs door
    De antwoorden hoeven niet altijd van jou te komen. Er zijn andere collega’s die vast meer tijd hebben. Speel de vraag door naar iemand die minder vaak wordt gevraagd, maar bijna net zo goed kan helpen als jij. 
  3. Wijs af zonder excuses
    Dit vraagt iets meer sociale moed, maar gewoon zeggen dat een verzoek niet aansluit op je prioriteiten, voorkomt dat je steeds weer wordt benaderd door dezelfde mensen met dezelfde vragen. 

Bonustip: Als je nee hebt gezegd tegen een verzoek, richt je dan ook op de positieve effecten daarvan. Zoals meer ruimte in je agenda, meer tijd voor je vrienden, meer rust in je hoofd en schrijf die voordelen ook op.